Prozessdokumentation in der Praxis: Richtlinien müssen verständlich, leicht zugänglich und leicht zu aktualisieren sein. Bei Bavaria Cleaning in München spielen Kriterien wie Sicherheit und Sauberkeit eine große Rolle. Geschäftsführerin Melanie Seibold zeigt am Beispiel einer Richtlinie für Firmen-PKWs, wie sie zentrale Dokumente mit Process Gardening praxisnah pflegt und verwaltet.
Bei der Bavaria Cleaning Gebäudereinigungs GmbH in München arbeiten rund 200 Reinigungskräfte bei den Kunden vor Ort und etwa 12 Mitarbeiter im Büro. Das Unternehmen hat 7 Firmen-Pkw im Einsatz. Einige davon sind Pool-Fahrzeuge, die von mehreren Mitarbeitern gemeinsam genutzt werden. Manche Mitarbeiter haben auch das Recht, das Firmenfahrzeug nach Feierabend privat zu nutzen.
Klar ist: ab einer gewissen Anzahl an geteilten Ressourcen – wie Firmen-Pkw – genügt es nicht mehr, sich auf individuelle Absprachen zu verlassen. Es braucht klare, für alle verbindliche Regelungen.
Doch wie kommuniziere ich diese Regeln, und halte sie auf dem aktuellen Stand?
Bavaria Cleaning kombiniert dafür eine digitale mit einer analogen Lösung:
Zentrale Dokumentation in Process Garden
Das Original-Dokument der Richtlinie ist eine Seite im Process Garden – Wissensmanagementsystem. Das Dokument hat eine Eigentümerin – die Geschäftsführerin Melanie Seibold. Alle Mitarbeiter können die Richtlinie lesen. Primär zugeordnet ist sie aber den Pkw-Nutzern.
Vorteile der Dokumentation in Process Garden
- Alle Mitarbeiter, die die Richtlinie betrifft, sehen sie in ihrem persönlichen Process Garden – Dashboard. Über aktuelle Änderungen werden sie sofort informiert.
- Die Verantwortliche für den Fuhrpark kann jederzeit erkennen, wer die Richtlinie gelesen hat und wen sie daran eventuell noch erinnern sollte.
- Für jedes Firmenfahrzeug ist in Process Garden die Rolle eines Fahrers angelegt. Diese Rolle kann wiederum mehreren Mitarbeitern zugeordnet werden, die alle in Process Garden als Nutzer angelegt sind. Besonders bei geteilten Fahrzeugen kommt diese Funktion zum Tragen.
- Bei Rollenwechseln, etwa in der Verantwortung für die einzelnen Pkw, werden in Process Garden einfach die Verknüpfungen zu den Mitarbeitern geändert. So sehen alle Beteiligten auf einen Blick, welche Richtlinie auf sie zutrifft, und wer für welches Fahrzeug verantwortlich ist.
- Die Richtlinie ist direkt mit nützlichen Dokumenten, wie etwa dem Schadensformular, verknüpft. Wird das verknüpfte Dokument aktualisiert, haben die Mitarbeiter sofort Zugriff auf die aktuelle Version.
- Wer das Dokument pflegt, kann einfach und schnell auf Formatierungs-Elemente zugreifen. Im Unterschied zu gängiger Textverarbeitung ist die Formatierung in Process Garden deutlich vereinfacht und vereinheitlicht.
Das spart wertvolle Zeit und ermöglicht es allen Mitarbeitern, sich an der Pflege der Dokumentation zu beteiligen. Auch denjenigen, denen zum Beispiel Microsoft Word zu umfangreich ist. Denn die wesentlichen Elemente sind in allen Process Garden – Dokumenten gleich.
Mit Process Garden gelingt die Formatierung schnell und einfach. Das spart uns in der Geschäftsführung und Verwaltung viel Zeit.
Melanie Seibold
Gedruckte Richtlinie im Firmenwagen
Damit wesentliche Informationen gleich zur Hand sind, ist ein Ausdruck nach wie vor nützlich. Bei Bavaria Cleaning wird er laminiert und in das Handschuhfach gelegt.
Praktisch beim Drucken aus Process Garden: das Firmenlogo wird in der Kopfzeile gleich mitgedruckt, ebenso wie ein QR-Code.
Mit dem QR-Code lässt sich schnell und leicht herausfinden, wo das digitale Dokument in Process Garden abgelegt ist. Bei notwendigen Änderungen spart dies wertvolle Zeit.
Mit der Ablage und Pflege in Process Garden hat Bavaria Cleaning diese zentrale Richtlinie in ihr umfassendes Wissensmanagement-System integriert.
Weitere Möglichkeiten zur Prozessoptimierung
Dokumente in Process Garden stehen nicht für sich alleine. Sie sind in das Gesamtsystem integriert und mit weiteren relevanten Dokumenten, Ressourcen, Rollen und Ablaufplänen verknüpft.
Im Fuhrpark-Management bietet es sich beispielsweise an,
- die Fahrzeuge mit zugehörigen Dokumenten wie zum Beispiel dem Wartungsplan oder den Informationen zum Handwerker-Ausweis zu verknüpfen
- die jährliche Überprüfung der Mitarbeiter-Führerscheine ebenfalls als Wartungsplan zu hinterlegen und
- die jährliche Sicherheitsprüfung der Fahrzeuge nach den Unfallverhütungs-Vorschriften (UVV-Prüfung) zu planen und dokumentieren.
So wird der Nutzen gelebter Prozessdokumentation für alle Mitarbeiter erfahrbar.
Diese und viele weitere Praxis-Tipps für wirkungsvolle Dokumentation teilen unsere Mitarbeiter und Kunden in regelmäßigen Online-Meetings, den „Gärtner-Treffs“.
Denn begeisterte Prozessgärtner tauschen sich untereinander aus.
