Checkliste
Haben Sie Ihre Prozesse im Griff?
Oder ist es umgekehrt?
Kennen Sie das? Es ist Freitagnachmittag. Wichtige Kunden wollen heute noch beliefert werden. Ein Versandmitarbeiter läuft durch die Produktionshallen und sucht alle fehlenden Teile der Lieferliste zusammen. Die Kollegen von der Qualitätssicherung sollen Teile innerhalb einer Stunde vermessen, die sie noch nie gesehen haben. 200 Merkmale genau vermessen, aber keine Vorrichtung, um die Teile sicher zu halten. Ein Einrichter wird panisch, weil die Teile plötzlich nicht mehr die richtige Farbe haben. Und zur Krönung der ganzen Hektik bleibt die Fräsmaschine mit einem kapitalen Crash stehen, weil der Programmierer die Kollisionsprüfung nicht ordnungsgemäß durchgeführt hat. Das wird wieder ein langes Wochenende für das Führungsteam, um die ganzen Scherben aufzuräumen.
Wenn Sie ein bisschen mitfühlen können, wissen Sie jetzt was folgender Spruch bedeutet:
„Lieber dauernd Hühner fangen, oder doch endlich einen Zaun bauen.“
Nichts läuft rund und überall Hektik. Die Mitarbeiter reparieren, was alles schief gegangen ist: Das ist wie das Fangen von Hühnern.
Nun könnte man geneigt sein, die Mitarbeiter zu besseren Hühnerfängern zu trainieren, mehr Hühnerfänger einzustellen und natürlich besonders genau die Hühnerfänger zu kontrollieren. … kann das gelingen?
Wie wäre es, einen Zaun zu bauen, um das Ausbrechen der Hühner zu verhindern?
Auf Unternehmen übertragen, heißt das:
Klar definierte Prozesse sind wie ein effizienter Zaun. Dabei gibt es ein paar Punkte zu beachten.
Checkliste für Ihren Erfolg
Die 12 wichtigsten Punkte, um bei Prozessen erfolgreich zu sein:
- Finden Ihre Mitarbeiter die relevante Dokumentation?
- Passt die Dokumentation überhaupt zur aktuellen Arbeitsweise?
- Nutzen Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter?
- Ist die Zusammenarbeit klar?
- Haben Sie unnötigen Ausschuss?
- Unterscheiden Sie zu automatisierende Prozesse von anderen?
- Ist klar, für wen die Dokumentation geschrieben wird?
- Verschwenden Sie Zeit mit Auditvorbereitungen?
- Werden Ihre Mitarbeiter durch Dokumentation überflüssig?
- Hat Ihr Unternehmen eine Vision?
- Ist die Struktur der Zusammenarbeit allen Mitarbeitern klar?
- Verbessern Sie sich kontinuierlich?
Wenn Sie die zwölf Aspekte der Checkliste in Ihrem Unternehmen beachten, gelingt Ihnen die Arbeit mit Prozessen mühelos. Sie haben weniger Ausschuss und zufriedenere Kunden.
Sie erhalten zu jedem Punkt der Checkliste für Ihren Erfolg noch eine E-Mail mit wichtigem Hintergrundwissen und hilfreichen Tipps für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen.
Wenige Monate später. Die Mitarbeiter haben sich über ein gemeinsames Vorgehen abgestimmt und es dokumentiert.
Der Programmierer hat seine Programmierung anhand der gepflegten Programmier-Checkliste geprüft und ist sich sicher, dass das Fräsen fehlerfrei durchlaufen wird. Der Einrichter hat vom Kollegen die richtige Farbmischung bekommen, da die Lagerhaltung der Farbbatches genau und sauber geführt wird. Und dies rechtzeitig zum Beginn des Rüstens.
In der Qualitätssicherung kommen die Erstteile zur Vermessung gemeinsam mit einer passenden Vorrichtung an. Schon einen Tag früher. Es bleibt genug Zeit, die Messungen durchzuführen. In Vorabmessungen wurden auch bereits die Messprogramme eingerichtet. Der Versand kann die Teile ohne Suchen aus dem vereinbarten Lagerort entnehmen. Denn die Mitarbeiter der Produktion haben die Teile rechtzeitig am richtigen Ort abgeliefert.
Was ist in den wenigen Monaten passiert?
Die Mitarbeiter haben sich gemeinsam in einem Workshop Gedanken über die internen Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten gemacht. Auch die Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten wurde beleuchtet. Das Ergebnis haben sie im digitalen Handbuch des Unternehmens aufgeschrieben.
Im Laufe der Zeit haben die Mitarbeiter gemeinsam in vielen kleinen Schritten Verbesserungen eingeführt und so die Abstimmung untereinander verfeinert. Es macht mittlerweile jedem Mitarbeiter Spaß, für die Kunden Top-Qualität zu liefern und kaum noch Ausschuss zu produzieren. Es ist sogar für ganz spezielle Kundenwünsche noch genügend Zeit übrig.
Beim Audit nach der aktuellen Revision der Norm ISO 9001:2015 ist der Auditor begeistert, als er sieht, wie die Intention der Norm ohne Bürokratie umgesetzt wird. Die Etablierung eines Qualitäts-Managements nach der Norm hilft, beständig Qualität zu liefern. Alle Mitarbeiter bringen sich ein und machen sich Gedanken über die wichtigen Dinge. Sie tragen die Ergebnisse ins digitale Unternehmenshandbuch ein, das sie nutzen und pflegen.
Oder kürzer:
„Schreibe auf, was Du tust.
Und tue, was Du aufgeschrieben hast.„
Wann beginnt Ihre Reise von der Hektik zur Gelassenheit?
Die Methode Process Gardening ®
Process Gardening hat eine Methode entwickelt, wie Unternehmen ihre Abläufe zeit- und kostensparend besser erfassen können. Die Methode besteht aus Workshops und einer Software, die perfekt auf unternehmerische Prozesse abgestimmt ist: das Digitale Unternehmenshandbuch.
In den Workshops werden die Mitarbeiter abteilungsübergreifend eingebunden. Wie von selbst entstehen innerhalb kurzer Zeit zahlreiche Verbesserungsideen. Erste Ergebnisse zeigen sich kurz nach dem Start.
Diese Ergebnisse werden in das Digitale Unternehmenshandbuch eingetragen. Dadurch werden die Ergebnisse dauerhaft erhalten.
Mit Process Gardening können mittelständische Firmen ihre Unternehmensabläufe einfach und kostengünstig verbessern. Je nach Bedarf, werden existierende Prozesse verbessert, konsequenter gelebt oder auch komplett neu gestaltet. Die Kosten für die Einführung amortisieren sich bereits nach wenigen Monaten.
Damit Sie selbst prüfen können, wie Sie mit Prozessen umgehen, haben wir für Sie eine Checkliste mit 12 Punkten für Ihren Erfolg zusammengestellt.
Diese Kunden vertrauen bereits auf unsere Expertise
Process Gardening ist seit 2015 bei mittelständischen Unternehmen im Einsatz: im Werkzeug- und Formenbau, in der Pflanzenzucht und in Kliniken. Wir erweitern unser Portfolio ständig – werden Sie Teil der Process Gardening – Community!
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Verschenken Sie nicht das Potential gelebter Prozesse und beginnen Sie sofort. Rufen Sie uns an und wir unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter:
Mit herzlichen Grüßen
Dr. Mario Schubert
Dr. Mario Schubert, Prozessgärtner aus Leidenschaft
