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19.09.2019

Prozesse leben statt verwalten

“Prozesse sind doch nur hinderlich. Bürokratie, die alles bis zum Stillstand verlangsamt.” So habe ich früher auch gedacht. Da wusste ich noch nicht, dass es eine große Spanne zwischen unveränderlichen, bürokratischen Prozessen und dem Chaos gibt.

Beide Extreme erzeugen nur Frust bei der Arbeit, bei Mitarbeitern und Kunden. Mittlerweile habe ich gelernt: Es gibt nicht den idealen Prozess, der alle Probleme löst. Dazu ist die Veränderung zu konstant. Es gibt Prozesse, gerade die technischen, die möglichst exakt erledigt werden wollen, damit die Qualität passt. Das kann durchaus kompliziert sein, ist jedoch mit ausreichend Aufwand gut zu verstehen und zu wiederholen. Da kann man gut aufschreiben, wie man es tun soll. Man muss es sogar aufschreiben.

Wer kann was am besten?

Dann gibt es die komplexen Themen: Immer wenn Menschen oder Zufall dazu kommen. Nun ist es wichtig zu fragen, wer ist der Könner für diese Aufgabe. Das Interessante dabei ist: Wenn Sie im Unternehmen fragen, wer das lösen könnte, werden sofort Namen genannt. Meistens sogar dieselben.

Die Herausforderung ist jetzt, das Komplizierte vom Komplexen zu unterscheiden und entsprechend anders zu behandeln. Das heißt konkret für Sie: Technische Abläufe aufschreiben und dann entsprechend abarbeiten. Dies gerne detailliert. Wenn jetzt die Mitarbeiter sagen, das weiß doch eh jeder, lassen Sie die Kollegen zu einem kleinen Teil das Wichtige mal aufschreiben. Sie werden sich wundern, wie unterschiedlich das Wichtige verteilt ist. Und wie widersprüchlich. Gerade, wenn es um Übergaben und Zusammenarbeit geht, meint jede Seite zu wissen, wie es laufen muss, doch leider unterscheiden sich diese Auffassungen deutlich. Das erlebe ich regelmäßig in den Workshops vor Ort. Das bestätigt immer wieder, wie wichtig das Aufschreiben ist. Denn dadurch wird das Denken klarer. Gerade für Techniker und Menschen, die mit ihren „Fingern“ denken, ist das eine große Herausforderung. Ich kenne das von mir selbst. Um so wichtiger und wirksamer ist es, damit anzufangen.

Und wer schreibt’s auf?

Jetzt kommen wir zur spannenden Frage: Wer schreibt denn das auf? Der QM-Mitarbeiter? Der Chef?

Nein. Die Mitarbeiter selbst, die das Aufgeschriebene später auch nutzen, sind hier gefordert. Ich bin immer wieder begeistert, welches tiefe Wissen und welche langjährige Erfahrung in den Mitarbeitern quasi versteckt ist und bei den Workshops hervorkommt. Leider ist das Wissen sehr ungleichmäßig verteilt. Und so kaum genutzt. Also ist es wichtig, dass jeder im Unternehmen mitschreibt. Und zwar in ein gemeinsames Notizbuch. Daraus werden Diskussionen entstehen, die wieder zum Lernen führen. Und diese Verbesserung hilft der täglichen Arbeit, was wiederum die Kunden begeistert. Außerdem macht die Arbeit mehr Freude.

Graphische Prozess-Übersicht

In einer übersichtlichen Darstellung kann jeder Mitarbeiter die Gesamtzusammenhänge leichter verstehen und mitdenken.

Und dann kommt alles anders …

Was machen wir jetzt mit den Überraschungen und Änderungen, die das Unternehmerleben so spannend machen? Dafür schreibt man keine Prozesse, sondern nur Kriterien, anhand derer man die Lösung prüfen kann. Am besten in Form von Checklisten. Diese, gemeinsam gepflegt und immer angewendet, bewirken Wunder: vermeiden Fehler, Ausschuss und Frust.

Ihre aufgeschriebenen Anleitungen und Checklisten mit den dazugehörigen Rollen und Verantwortlichkeiten beschreiben so alle Prozesse im Unternehmen. Wie eine richtig gute Bedienungsanleitung. Diese will regelmäßig gepflegt werden. Damit ist nicht die jährliche hektische Pflege zum ISO-Audit gemeint. Das ist viel zu selten und damit wirkungslos. Ich denke da eher an alle zwei Wochen. Immer wenn ein Fehler passiert oder jemand etwas gelernt hat, trägt man dies sofort nach. Das können sehr kleine Änderungen sein. Doch die Summe der vielen kleinen Änderungen bewirkt Erstaunliches.

So erreichen Sie gelebte Prozesse im Unternehmen. Probieren Sie es aus. Starten Sie
noch heute.

Wer sät, darf auch ernten.

Ihr Mario Schubert
Process Gardening

P.S.: Sie wollen mehr lernen. Wir unterstützen Sie gerne. Sprechen Sie uns an, oder abonnieren Sie unseren kostenlosen E-Mail-Kurs zu gelebten Prozessen.