Der Umgang mit Wissen im Unternehmen ist ein wichtiger Baustein zum Erfolg. Das belegt auch der Artikel in der aktuellen Ausgabe des Magazin VDWF im Dialog vom Verband der Deutschen Werkzeug- und Formenbauer. Dr. Mario Schubert spricht mit Oliver Ilan Schulz über Wissensmanagement und erläutert, wie man Wissen im Unternehmen sichtbar macht und sinnvoll strukturiert. Viel Freude beim Lesen.
Informationen selbst organisieren, damit Wissen mit Freude entsteht
Ich habe in meiner Berufstätigkeit immer wieder erlebt, welch enormes Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter steckt. Es gab aber nie eine vernünftige Methode, geschweige denn ein geeignetes Werkzeug, dieses zu nutzen. Um diese Lücke zu schließen, habe ich 2014 Process Gardening gegründet.
Ich sehe mich als Berater und Entwickler zugleich. Weil ich den Geruch von Maschinenöl mag, habe ich mir den Werkzeugbau ausgesucht. Process Gardening ist grundsätzlich in verschiedenen Branchen einsetzbar – wir denken bei der Entwicklung immer an mittelständische, produzierende Unternehmen von 20 bis 200 Mitarbeitern. Die Werkzeugmacher und Maschinenbauer haben selten einen Kopf für IT-Innovationen – man muss sie mit diesen Themen eher missionieren. Wenn sie aber sehen und selbst erfahren, welche Vorteile ein Wissensmanagement-System mit sich bringt, möchten sie es nicht mehr missen.
Bei Process Gardening hat jeder Mitarbeiter sein eigenes Profil mit Bild, Tätigkeitsbezeichnung, Kontaktdaten und Selbstbeschreibung. Weil in einer Organisation jeder mehrere Hüte aufhat, werden dem Profil Rollen zugeordnet – im Werkzeugbau etwa Fräser, Geschäftsführer oder Pate für eine Maschine. Mit diesen Rollen lassen sich die Aufgaben und die dazugehörigen Dokumente verteilen. In diesen sind von einfachen bis zu komplizierten Abläufen alle Informationen enthalten. So entsteht letztendlich eine Bedienungsanleitung für das gesamte Unternehmen.
Unsere Benutzeroberfläche ist so gestaltet, dass ein Facharbeiter damit leicht umgehen kann. Hier gilt: Wenn den Nutzern gar nicht auffällt, dass sie mit einer Software arbeiten, haben wir gewonnen. Denn bei der gemeinsamen Wissenspflege sollen alle mitgärtnern.
Die Einführung von Process Gardening beginnt mit einem fünftägigen Startworkshop für ein Kernteam. Wir durchleuchten die Prozesse im Unternehmen einen Tag lang nochmals komplett – ganz bewusst ohne Computer, mit Papier und Bleistift. Danach schreiben wir von Process Gardening die Version 0 des Handbuchs. An den nächsten Tagen setzen wir uns in Kleingruppen mit den Mitarbeitern zusammen, sichten die wichtigen Dokumente und legen die Rollen an. Dann kommen wir alle zwei Wochen nochmals für einen Tag in den Betrieb, um zu besprechen, wo strukturell etwas angepasst werden muss oder wo noch Erklärungs- bzw. Schulungsbedarf besteht.
Unser Grundsatz dabei ist: Lehre mich, es selbst zu tun. Wir haben in der Software bewusst keine Vorlagen, weil die schnell das Denken ausschalten. So entsteht für jedes Unternehmen ein Konzept, das individuell zur Organisation und den Menschen passt.
In der Summe entsteht ein Wissensfundus, der einem hilft, effizienter zu arbeiten und auch seine Kunden besser zu bedienen. Ein wichtiger Punkt: Programmiert werden die Maschinen. Den Menschen geben wir mit Hilfe unserer Software Handreichungen, Tipps, Möglichkeiten, Ideen, geprüfte Daten – sie machen Wissen daraus und entwickeln Können. Wir wollen, dass die Werkzeugmacher mehr Freude bei der Arbeit haben. So können sie tolle Produkte bauen und ihre Auftraggeber begeistern, die dann wieder neue Dinge bestellen.
Den ganzen Artikel zum Thema Wissensmanagement gibt es hier als PDF.
Zum VDWF im Dialog. Dort gibt es das ganze Magazin als PDF.
