Wachstum bringt Chancen – und neue Anforderungen an Prozesse, Transparenz und Dokumentation. An diesem Punkt entschied sich die vapic GmbH im Jahr 2023 für Process Gardening. Der erste Impuls entstand bei einem gemeinsamen Messebesuch: Samuel Wolf war sofort angesprochen von dem, was Dr. Mario Schubert über gelebte Dokumentation, klare Strukturen und praxistaugliche Prozesse zu berichten hatte.
Aus einem spannenden ersten Kontakt wurde eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Dass vapic 2025 sogar Gastgeber des Process Gardening Community-Treffens war, zeigt, wie tragfähig und lebendig diese Partnerschaft geworden ist.
Die vapic GmbH aus Neubulach ist ein „Hidden Champion“ der industriellen Teilereinigung. Mit Reinigungsanlagen, Lohnreinigung und eigener Reinigungschemie entwickelt vapic passgenaue Lösungen für die hochpräzise Reinigung von Bauteilen, Werkzeugen und Maschinen. Das 1995 von Reiner Wolf gegründete Unternehmen beschäftigt heute rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und wird seit 2025 von Samuel Wolf und Jonas Keppler geleitet.
Ausgangssituation
Mit dem Wachstum des Unternehmens stiegen auch die Anforderungen an klare Abläufe, transparente Verantwortlichkeiten und eine nachvollziehbare Prozess-Dokumentation. Gesucht war eine Lösung, mit der Wissen, Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe zentral, strukturiert und revisionssicher abgebildet werden können – nicht als reine Pflicht für Audits, sondern als praxistaugliches Werkzeug für den Alltag.
Die Lösung mit Process Gardening
Mit Process Gardening hat vapic eine Lösung eingeführt, die Software und persönliche Begleitung sinnvoll verbindet. Statt unübersichtlicher Excel-Listen und verteilter Dokumente nutzt das Unternehmen heute ein zentrales System, in dem Prozesse klar dokumentiert, Änderungen nachvollziehbar und Informationen schnell auffindbar sind. So entsteht ein Managementsystem, das nicht nur formal funktioniert, sondern im Unternehmen tatsächlich genutzt und weiterentwickelt wird.
Das Ergebnis
Heute profitiert vapic von mehr Übersicht, klareren Zuständigkeiten und einer deutlich einfacheren Auditvorbereitung. Prozesse sind transparenter, Wissen ist besser verfügbar und die Dokumentation bleibt auch bei Veränderungen aktuell und nachvollziehbar. So wird aus Dokumentation kein Selbstzweck, sondern ein echter Beitrag zu Effizienz, Qualität und gelebten Prozessen im Unternehmen.
Das sagt Samuel Wolf:
„Als wachsendes Unternehmen in der industriellen Teilereinigung standen wir immer wieder vor der Herausforderung, Prozesse, Zuständigkeiten und Abläufe klar zu definieren und transparent zu dokumentieren. Mit Process Gardening haben wir eine Lösung gefunden, die Struktur in unser Managementsystem bringt und gleichzeitig dazu beiträgt, dass Prozesse im Alltag wirklich gelebt werden.
Die intuitive Software ermöglicht es uns, Informationen zentral, strukturiert und revisionssicher abzubilden – weit über die Möglichkeiten von Excel hinaus. Statt unübersichtlicher Listen und verstreuter Dokumente haben wir heute jederzeit einen klaren Überblick über unsere Abläufe. Änderungen sind nachvollziehbar dokumentiert, und auch im Hinblick auf Audits sind wir deutlich besser aufgestellt.
Mehr Übersicht und Effizienz statt Wildwuchs und Zeitverschwendung
Besonders überzeugt hat uns die enge Begleitung durch das Team von Process Gardening. Wir wurden nicht einfach mit einer Software allein gelassen, sondern Schritt für Schritt dabei unterstützt, unsere Prozesse gemeinsam zu strukturieren, weiterzuentwickeln und nachhaltig im Unternehmen zu verankern.
Das Ergebnis sind klare Strukturen, mehr Transparenz und ein Managementsystem, das im Alltag tatsächlich genutzt wird. Für uns ist das ein wichtiger Schritt zu mehr Übersicht, Effizienz und gelebten Prozessen.“
Samuel Wolf, geschäftsführender Gesellschafter vapic GmbH
Herzlichen Dank an Samuel Wolf und das Team der vapic GmbH für das Vertrauen und die partnerschaftliche Zusammenarbeit!
