Vier Wochen Auditvorbereitung pro Jahr eingespart, und alle Mitarbeiter begeistert: das sind nur zwei Ergebnisse der Einführung von Process Gardening bei Wartenfelser. Der Schlüssel war, Prozessdokumentation nicht länger als Dateiablage zu behandeln, sondern als „lebendigen Prozessgarten“, den alle Mitarbeitenden im Alltag pflegen.
Erhalten Sie einen ehrlichen Einblick von Geschäftsführerin Kathrin Gruber: Über die Reise von eher chaotischen Tabellen und einzelnen Dokumenten hin zu einem lebendigen Prozessgarten, der nicht nur die Auditvorbereitung revolutioniert hat, sondern auch die Art und Weise, wie ihr Team zusammenarbeitet. Erfahren Sie mehr über ihre anfänglichen Zweifel, die entscheidenden Wendepunkte, und konkrete Zahlen.
Die Wartenfelser Technischer Spritzguss und Formenbau GmbH & Co. KG mit Sitz in Hemhofen entwickelt und fertigt seit 1962 Präzisionslösungen in Formenbau und thermoplastischem Spritzguss. Rund 75 Mitarbeiter arbeiten an Entwicklung, Werkzeugbau, Spritzguss, Automatisierung und ergänzenden Wertschöpfungsleistungen. Managementsysteme sind bei Wartenfelser fest im Alltag verankert; als übergreifendes System nutzt das Unternehmen seit 2024 Process Gardening.
Dr. Mario Schubert: Kathrin Gruber, vielen Dank für Deine Bereitschaft zum Interview! Was war Eure Situation und Herausforderung bei Wartenfelser, als Ihr über den Einsatz von Process Gardening nachgedacht habt?
Kathrin Gruber: Wir sind in nur 5 bis 6 Jahren stark gewachsen: von einem kleinen mittelständischen Betrieb mit rund 35 Mitarbeitenden zu einem Unternehmen mit 70 bis 75 Kolleginnen und Kollegen, mehr Maschinen und deutlich höherer Komplexität.
Die Ausgangslage: von Wachstum und zunehmender Komplexität
In dieser Phase haben wir vieles gemacht „wie wir das schon immer gemacht haben“. Bis irgendwann die Frage aufkam: Wie haben wir das denn eigentlich immer gemacht? Denn oft war genau die Person, die es „immer“ gemacht hat, plötzlich nicht mehr da – oder hatte andere Aufgaben.
Für mich war in diesem Moment die zentrale Herausforderung: Wie ziehe ich das Wissen meiner Mitarbeitenden von 35 auf 70 hoch? Wie stelle ich sicher, dass Wissen nicht an einzelnen Köpfen hängt, sondern im Unternehmen verfügbar ist? Und wie kann ich mich darauf verlassen, dass wir jederzeit auditready sind?
Bis wir damit begonnen haben, wirklich strukturiert über Prozessmanagement nachzudenken, hat das, ehrlich gesagt, nicht gut funktioniert.
Erste Lösungsversuche: Excel, Word und PowerPoint …
Also haben wir damit angefangen, unsere Prozesse zu beleuchten:
Wie müssen wir arbeiten, damit wir unsere Produkte weiterhin gut und qualitativ hochwertig herstellen?
Das wollten wir aufschreiben und für alle zugänglich machen – was wir auch getan haben: mit Excel-Tabellen, Word-Dokumenten, PowerPoint-Vorlagen und allem, was man eben so nutzt. Das war teilweise richtig schön aufgebaut, und die Menschen, die es erstellt haben, waren auch stolz darauf.
Das Problem war nur: Wir haben diese „Papiere“ bzw. diese Dateien nicht zu den Menschen bekommen, die damit arbeiten sollten. Es war da – aber es wurde nicht wirklich gelebt.
Der Wendepunkt: „Prozesse in den Garten packen“
Aus diesem Schmerz heraus war für mich ein Schlüsselmoment, als ich bei einer Informationsveranstaltung des VDWF einen Vortrag gehört habe – von einem „verrückten Menschen“, der sagte sinngemäß:
„Prozesse sind kein Problem. Die kann man in den Garten packen – und dann wachsen und gedeihen sie.“
Das hat bei mir sofort Klick gemacht.
Dr. Mario Schubert: Und dieser „verrückte Mensch“ war … ?
Kathrin Gruber: Na Du, Mario Schubert. Und der „Garten“ ist der Prozess-Garten von Process Gardening.
Dr. Mario Schubert: Und wie verlief dann der Entscheidungsprozess für oder gegen Process Gardening?
Kathrin Gruber: Ich habe mich für Process Gardening entschieden, weil es für mich die einfachste und eindeutigste Lösung war, die ich im Bereich Software für Prozessdokumentation finden konnte.
Process Gardening: Einfachheit statt Freigabe-Komplexität
Wir hatten uns vorher mit Dokumentenmanagement- und Prozessmanagement-Systemen beschäftigt. Und da war es oft so: Wenn man etwas neu anlegt, darf das nur eine Person. Dann läuft es durch Freigabe-Level, es wird komplex – und ganz ehrlich: Es fühlte sich an, als bräuchte man dafür fast noch einen Extra-Programmierer im Unternehmen.
Was mich dagegen am „Garten“ so fasziniert hat, war die Möglichkeit, alle Mitarbeitenden beim Thema Dokumentation auf dasselbe Level zu bringen: Jeder darf mitspielen – und jeder soll mitspielen.
Dr. Mario Schubert: Ich erinnere mich auch an Bedenken …
Kathrin Gruber: Ja klar. Ich hatte vor allem Zweifel in Bezug auf die Akzeptanz im Team.
Was uns dann extrem geholfen hat: Wir konnten vorab an Kundenworkshops teilnehmen und in den Erfahrungsaustausch gehen. Wir sind als Team zu einem Referenzkunden gefahren und haben uns live angeschaut:
„Wie arbeiten die damit? Wie funktioniert das im Alltag?“
Diese echten Anwenderstimmen haben uns die letzte Angst genommen.
Startworkshop als größter Hebel: alle Abteilungen an einem Tisch
Dr. Mario Schubert: Was war für Euch der größte Hebel, den Ihr beim Start mit Process Gardening gespürt habt?
Kathrin Gruber: Der größte Hebel in der Zusammenarbeit war ganz klar der Startworkshop: das gemeinsame, abteilungsübergreifende Erarbeiten von Prozessen.
Die Prozesse waren im Grunde schon da – und sie waren auch nicht schlecht. Aber sie waren gefühlt nur einem kleinen Kreis vorbehalten, der sie wirklich verstanden und gelebt hat. Es war nicht so, dass das Wissen jeden Mitarbeitenden erreicht hat.
Entscheidend war für uns deshalb, dass wir im Workshop alle Abteilungen gleichzeitig an einen Tisch gebracht haben. Dadurch haben sich alle identifiziert und gesagt:
„Jetzt dokumentieren wir unser Unternehmen gemeinsam.“
Vom „Mischmasch“ zum System
Vorher hatten wir keine allumfassende Software für Prozessdokumentation – sondern, wie viele Mittelständler, einen Mischmasch:
Ein bisschen Excel, ein bisschen PowerPoint, ein bisschen Word – und dann verknüpfen wir das irgendwie und hoffen, dass es am Server für alle zugänglich ist.
Aber das funktionierte meistens nicht.
Dr. Mario Schubert: Wann hat es dann für Euch funktioniert und „richtig“ angefühlt?
Kathrin Gruber: Der generelle Nutzen war für mich (erstmal unabhängig von Zahlen), dass ein Thema wie Qualitätsmanagement – das bei vielen als staubtrocken gilt – plötzlich auf ein anderes Level gehoben wurde.
Plötzlich war es nicht mehr: „QM… ja, müssen wir halt machen.“
Sondern: „Wir pflegen unseren Garten, sichern unser Wissen und machen es für alle zugänglich.“
Nutzen in Zahlen: vier Wochen weniger Auditvorbereitung im Jahr
Wenn ich es in Zahlen fasse: Wir sparen im Jahr ungefähr vier Wochen Arbeitszeit – je zwei Wochen von zwei Kollegen – ein. Diese Zeit ging früher vor Kunden-Audits und anderen Besuchen in der Auditvorbereitung dafür drauf, Dokumentationen „auf Herz und Nieren“ zu prüfen und alles zusammenzusuchen.
Diese Einsparung haben wir bis heute.
Dr. Mario Schubert. Das freut mich sehr. Für wen, würdest Du sagen, ist Process Gardening alles geeignet?
Kathrin Gruber: Uneingeschränkt für mittelständische Unternehmen – besonders für diejenigen, die sonst Gefahr laufen, sich an einen großen Softwarehersteller zu binden und intern Kapazitäten zu blockieren, die sie eigentlich sinnvoller einsetzen könnten.
Am Ende des Tages ist es aber für jedes Unternehmen nutzbar, weil es so einfach und gut strukturiert ist, dass es eine offene, individuell nutzbare Möglichkeit zur Prozessdokumentation bietet.
Wirkung im Alltag: Wissen für alle – bessere Zusammenarbeit
Dr. Mario Schubert. Mittlerweile setzt Ihr Process Gardening seit eineinhalb Jahren ein. Was bedeutet die Lösung heute für Euch?
Kathrin Gruber: Für uns ist der Garten das Lexikon des Unternehmens:
Uneingeschränkt jeder Mitarbeitende kann darauf zugreifen – mit derselben Relevanz, derselben Ausprägung und denselben Möglichkeiten.
Und ja – Process Gardening bedeutet Schulung – aber weniger für die Software. Mehr für:
- das Durchdenken der Prozesse
- das Kommunizieren
- einen neuen Umgang mit Prozessen
Im Gegenteil: die Software selbst ist so nutzbar, dass wir ohne riesigen Schulungsaufwand und ohne Programmierkenntnisse unsere Unternehmensdokumentation jetzt vollumfänglich selbst schreiben.
Einladung: „Schauen Sie sich an, wie unser Garten gewachsen ist“
Kathrin Gruber: Ich würde jedem empfehlen: Kommen Sie vorbei, schauen Sie sich an, wie unser Garten in eineinhalb Jahren gewachsen ist – und wie viel Spaß es den Kolleginnen und Kollegen macht, daran mitzuarbeiten und Prozessdokumentation zum Alltagsgeschäft zu machen.
Dr. Mario Schubert: was schätzt Du an Process Gardening besonders?
Kathrin Gruber: Das Beste am Garten ist: Er ist wirklich einfach zu bedienen. Ich kann mir Dokumente schnell selbst bauen, bekomme durch die Struktur ein gutes Grundkonstrukt – und bin trotzdem frei darin, wie ich Dinge beschreibe und umsetze.
Der zweite große Hebel: erst gemeinsam reflektieren, dann digitalisieren
Ein weiterer großer Hebel war, dass wir nicht „nur“ eine neue Software eingeführt haben, sondern: Durch die Workshops, bevor das System für alle freigeschaltet wurde, haben wir als Team unsere Prozesse nochmal komplett beleuchtet.
Bei Wartenfelser waren wir schon auf einem relativ hohen Niveau im Prozessmanagement. Aber alle Teammitglieder gleichberechtigt, fernab der klassischen QM-Welt, in einem lockeren und offenen Workshop zusammenzubringen – und gemeinsam zu prüfen, ob wir es wirklich richtig machen oder ob es Verbesserungspotenzial gibt – das war nochmal ein größerer Hebel. Es war ein super Startschuss in das „Prozess-Gärtnern“.
Community: Austausch, Ideen und Weiterentwicklung
Sehr geholfen hat uns auch der Austausch in der Garten-Community. Zweimal im Jahr trifft man sich, mit ganz unterschiedlichen Unternehmen – vom Reinigungsspezialisten bis zur Textilfirma.
Man setzt sich zusammen, tauscht Ideen aus und bringt das Gesamtsystem und die Software immer wieder auf ein neues Level. Das macht unglaublich viel Spaß – und aus dem Spaß entstehen Dinge, die den Arbeitsalltag jedes Mal wieder erleichtern.
Dr. Mario Schubert: Wir schauen uns in den Unternehmen auch immer besondere Problemstellungen an. Was war der größte Schmerz, den Ihr mit Process Gardening lösen konntet?
Kathrin Gruber: Der große Schmerz, den es bei mir gelöst hat: Alle im Unternehmen dafür zu begeistern, ihr Wissen nicht für sich zu behalten, sondern für alle zugänglich zu machen – und stolz darauf zu sein.
Als das Team die Dokumentation übernommen hat …
Mein Aha-Moment war, als es plötzlich nicht mehr „meine Dokumente“ waren, die mehr wurden. Sondern als ich nach zwei bis drei Tagen von Kollegen überholt wurde, die sagten:
„Oh, das möchte ich noch im Garten stehen haben“
Oder:
„Das fehlt uns noch im Garten.“
Und so haben wir in gerade mal drei Monaten im Grunde das gesamte Unternehmen aufgenommen und eine richtig gute Beschreibung hinbekommen. Dass alle so mitgezogen haben, so viel Spaß daran hatten und jede und jeder den Mehrwert für sich erkannt hat – und dann wirklich Gas gegeben hat – das fand ich beeindruckend.
Wirkung im Alltag: Alle auf einem Level ansprechen
Für mich hat diese gemeinsame Arbeit an der Unternehmens-Dokumentation bewirkt, dass ich das Team insgesamt näher zusammengebracht habe. Und auch ich selbst – obwohl ich vorher schon viel in jeder Abteilung unterwegs war und mit jedem Einzelnen gesprochen habe – hatte plötzlich eine ganz andere Möglichkeit, alle gleichzeitig auf einem Level anzusprechen.
Und es ist einfach schön zu sehen, wie sehr sich die Menschen freuen, wenn ich Infos, News oder Updates in den Garten einstelle: Sie haben es sofort verfügbar – und fühlen sich persönlich angesprochen.
Dr. Mario Schubert: Die Mitarbeiter sehen also endlich, was die Geschäftsführung den ganzen Tag so macht … ?
Kathrin Gruber: (lacht) Ja klar – es ist ja oft so, dass nur die Abteilung selbst wirklich weiß, was sie tut. Für andere Abteilungen ist es ein großes Rätsel: Wer arbeitet eigentlich den ganzen Tag an was?
Früher war da eher dieses „Ja, das verraten wir lieber nicht“. Und mittlerweile ist es bei uns so: Alle sind stolz darauf, was sie den Tag über tun – und sie dokumentieren es im Garten. Damit ist sichergestellt, dass alle im Unternehmen wissen, was wir tun und was wir können.
Transparenz: „Was macht ihr eigentlich den ganzen Tag?“
Und das bedeutet am Ende des Tages auch: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter kann unser Unternehmen nach außen viel besser vertreten – und möchte das auch, weil alle Informationen dafür zur Verfügung stehen. Im Grunde hat es uns alle ein bisschen mehr zu kleinen „Marketing-Tierchen“ gemacht: Weil man besser Bescheid weiß, kann man jemandem, der nicht weiß, was wir machen, es super schnell und einfach erklären.
Dr. Mario Schubert: Es freut mich sehr, zu hören, dass Eure interne Dokumentation letztlich auch positiv nach außen wirkt und Euch als Unternehmen insgesamt voranbringt. Vielen herzlichen Dank für Deine Zeit und das ausführliche Gespräch!
Herzlichen Dank an Kathrin Gruber und das Team von Wartenfelser für das Vertrauen und die partnerschaftliche Zusammenarbeit!
FAQ: Zeit sparen bei der Auditvorbereitung
Wie kann ich bei der Auditvorbereitung Zeit sparen, ohne beim Audit nervös zu werden?
Am effektivsten arbeiten Sie, indem Sie Dokumentation nicht „für das Audit“ erstellen, sondern als Arbeitsmittel im Alltag begreifen und nutzen. Dann ist die Auditvorbereitung kein Sonderprojekt mehr, sondern letztendlich nur ein kurzer Check, ob alles passt. Unsere Kunden bestätigen das.
Warum funktioniert Prozessdokumentation mit Excel/Word/PowerPoint oft nicht nachhaltig?
Weil Inhalte zwar erstellt werden, aber nicht im Arbeitsalltag ankommen: es gibt oft zu viele Ablagen, die Abläufe zur Pflege der Dokumentation sind unklar, und so werden die Dokumente nicht wirklich durch alle genutzt.
Ein einheitliches, auf Prozessdokumentation spezialisiertes System wie Process Gardening hält die gesamten Inhalte an einem Platz, gibt klare Abläufe und Richtlinien zur Pflege, und bringt die Dokumentation direkt zu den Anwendern an ihren Arbeitsplätzen.
Gewinnen Sie einen Einblick in unsere einzigartige Software für gelebte Dokumentation.
Was ist der schnellste Hebel, um auditready zu werden?
Ein gemeinsamer Startworkshop, in dem Prozesse abteilungsübergreifend geklärt und Verantwortlichkeiten gemeinsam getragen werden. Hier legen Sie den Grundstein für Ihren Prozess-Garten in Process Gardening. Durch gelebte Echtzeit-Dokumentation sind Ihre Unterlagen immer aktuell und gültig.
Erfahren Sie mehr über unseren Startworkshop und unser Dokumentations-Coaching.
Wie erhöht man die Akzeptanz im Team für Qualitätsmanagement und Prozessdokumentation?
Indem Mitarbeitende zu Mitschreibern werden, die den Nutzen täglich spüren: in einem gepflegten Prozess-Garten finden sie die Informationen, die sie brauchen, deutlich schneller, als in einem Wust an Dokumenten und Tabellen. Es gibt deutlich weniger Rückfragen und dadurch erheblich weniger Zeitverzug und Missverständnisse.
Im Vergleich zu Firmen mit chaotischer Dokumentenablage sparen gut organisierte Unternehmen mit Process Gardening bis zu 85% in der Erstellung und Pflege der Dokumentation und bei den Suchzeiten.
Die Investition in Process Gardening amortisiert sich so bereits nach wenigen Monaten und führt zu dauerhaften Einsparungen und Produktivitätsgewinn.
