Wie Sie von einer reinen Unternehmens-Wiki zu Process Gardening® umsteigen, und sich als Unternehmen weiterentwickeln.
Interview mit Dr. Mario Schubert, Geschäftsführer der Process Gardening GmbH
Worin unterscheidet sich Process Gardening® von einer Unternehmens-Wiki?
Wiki-Anwendungen brauchen viel Selbstdisziplin. Denn das ist ja das Prinzip von freien Wikis: es sind keinerlei Strukturen vorgegeben. Abgesehen von gewissen Hierarchien (etwa: Autoren, Moderatoren, Administratoren) dürfen alle alles bearbeiten.
Bei Process Gardening® dagegen haben wir ein klares Rollenmodell entwickelt. Ausgehend von den Rollen und Abläufen des konkreten Unternehmens definieren wir die Struktur der Software. Alle Benutzer denken in Rollen – das macht das Ganze so anschaulich.
Anschaulich ist auch unser Bild eines „Prozessgartens“. Bei uns gibt es keine wilde Sammlung unstrukturierter Dokumente. Sondern die Mitarbeiter hegen einen gepflegten Garten.
Das klingt ja recht aufwändig. Hat es auch Vorteile?
Der Aufwand, sich einen „Prozessgarten“ anzulegen, hat den großen Vorteil, dass das Unternehmen flexibel bleibt. Personelle Besetzungen von Positionen und Rollen können sich ändern – die Rollen beziehungsweise Funktionen bleiben gleich. Zumindest im Grundsatz.
Process Gardening® bildet diese grundlegende, personenunabhängige Struktur transparent ab.
Aber manchmal ändern sich mit neuen Leuten auch die Positionen.
Ja, das kommt natürlich vor. Neue Mitarbeiter bringen neue Fähigkeiten mit; der eine kann etwas besser als der andere und so werden Rollen neu aufgeteilt.
Aber auch wenn Verantwortlichkeiten neu zugeordnet werden, ist das mit Process Gardening® sehr einfach abzubilden.
Denn ist es nicht so: Wenn ich in einer Dokumentation konkrete Namen nenne, muss ich bei Personalwechsel diese Namen überall ändern. Das bedeutet einen hohen Aufwand und kann sehr fehleranfällig sein.
Deshalb bestätigen mir viele: Das rollenbasierte Modell ist eine deutliche Entlastung für das Unternehmen und die Mitarbeiter.
Wie funktioniert der „Umzug“ konkret? Gibt es eine Import-Funktion?
Ich verstehe es, dass viele bei einem Wechsel das angesammelte Wissen möglichst einfach mitnehmen wollen. Deshalb wünschen sich viele eine Import-Funktion.
Process Gardening® bietet das derzeit nicht an. Denn unsere Erfahrung zeigt: transferiert man Dokumentationen einfach von einem Ort zum anderen, dann setzt man sich damit nicht aktiv auseinander. Man nimmt viel veraltetes Wissen mit, Dokumentations-Leichen sozusagen.
Zudem fehlt bei einem reinen Wissens-Transfer eine ganz wichtige Funktion von Process Gardening®: die Zuordnung zu konkreten Rollen und Verantwortlichkeiten, und die Abbildung von Arbeitsabläufen. In unserem Konzept binden wir ja die Dokumentation in ganze Prozessketten ein. Die Anleitungen, Prozessbeschreibungen usw. stehen nicht einfach für sich alleine da.
Unterstützen Sie bei dieser Umstellung?
Klar. Wir motivieren die Nutzer dazu, sich aktiv mit ihrer Dokumentation, ihren Rollen und Abläufen auseinander zu setzen. Wir unterstützen die Mitarbeiter dabei, über jede Seite nochmal nachzudenken: wollen wir sie weiter verwenden? Braucht es eine Verbesserung? Oder sollten wir die Inhalte archivieren, oder gleich ganz löschen?
Ein Umstieg auf Process Gardening® beinhaltet also eine komplette Inventur des bestehenden Wissens. Dabei spielt es keine Rolle, wie dieses bisher festgehalten wurde. Wir bringen Sie dazu, es einmal vollständig zu überarbeiten. Und langfristig unterstützt unsere Lösung Sie dabei, es stets aktuell zu halten.
Dabei gilt unser Grundsatz: lehre mich, es selbst zu tun.
Am Anfang ist der Beratungsbedarf meist relativ hoch. Diese Phase dauert etwa ein halbes Jahr. In dieser Zeit entwickeln Sie und Ihre Mitarbeiter sich zu regelrechten „Prozessgärtnern“. Sie werden immer souveräner im Umgang mit den neuen Abläufen. Danach reduziert sich der Beratungsbedarf auf ein Minimum.
Herr Schubert, vielen Dank für das Gespräch!
Bild von Gerd Altmann
