Ein Enterprise Ressource Planning- oder kurz ERP-System hilft Ihnen, die Abläufe im Unternehmen besser zu organisieren und zu automatisieren. Aber tut es das auch wie gewünscht? Und welche Fallstricke lauern?
In diesem Artikel
- Grundlegendes zu lebendiger Dokumentation
- So erstellen Sie eine gute Anleitung
- Fallstudie: ERP-Einführung bei Kiefer Werkzeugbau
Von einem neuen ERP-System versprechen Unternehmer sich viel. Es soll die Produktivität steigern, Kosten senken und die Qualität der Produkte und Dienstleistungen auf hohem Niveau sicherstellen.
Dies alles soll das System schaffen, indem es die Geschäftsprozesse digital abbildet und so dabei hilft, sie weitestgehend standardisiert und beschleunigt ablaufen zu lassen.
Aber automatisiert es auch die richtigen Prozesse? Was kann passieren, wenn es dabei Fehler vervielfältigt, statt sie auszumerzen?
Wie können Sie sich sicher sein, dass das System das Richtige tut – so, dass Sie und Ihre Mitarbeiter lange damit gut arbeiten können?
„Bevor Sie ein neues ERP einführen, verschaffen Sie sich Klarheit über Ihre Prozesse und schreiben Ihre Erkenntnisse auf!“
| ERP-Systeme: Die Qual der Wahl |
| Enterprise Ressource Planning (ERP) hilft Ihnen, die gesamten materiellen und personellen Ressourcen Ihres Unternehmens zielgenau und effizient einzusetzen: in der Warenwirtschaft, der Produktionsplanung und vielen anderen Bereichen. Es gibt unzählige Anbieter, die entweder sehr breit aufgestellt sind – eher Software-Entwicklungssysteme – oder die je nach Branche und Unternehmensgröße spezifische, genau passende Anwendungen entwickelt haben. Ein optimal geeignetes ERP-System bildet die Strukturen und Abläufe des Unternehmens passgenau ab und lässt sich an Veränderungen flexibel anpassen und zwar auch lange nach der Einführung. Voraussetzung dafür ist eine aktuelle, gut gepflegte und praxisorientierte Dokumentation. |
Eine große Chance für Ihr Unternehmen
Sehen Sie die Einführung eines ERP-Systems als Projekt mit einer Riesen-Chance: als Gelegenheit, bestehende Prozesse zu hinterfragen, ineffektive zu verbessern und solche, die den Zielen Ihres Unternehmens mehr schaden als nutzen, abzuschaffen.
Das Fundament dafür ist die gründliche und richtige Aufnahme der bestehenden Prozesse. Je besser die Dokumentations-Software dafür geeignet ist, desto effektiver und mit mehr Freude sind Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Sache.
Ein bewährtes System, das eigens für Prozess-Dokumentation und -Pflege entwickelt wurde, ist Process Garden.
Werden Sie sich klar darüber, was gut läuft – und wie es besser laufen könnte
Machen Sie sich bewusst, wie Ihre Geschäftsprozesse eigentlich ablaufen müssten. Wenn Sie es aufschreiben, lässt sich diese Reflexion gar nicht verhindern. Und wenn Sie die Dokumentation immer sofort aktualisieren und korrigieren, wenn Sie etwas dazugelernt haben, stecken Sie bereits in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der Ihrem gesamten Unternehmen nutzt.
Gehen Sie davon aus: Menschen haben grundsätzlich immer Innovationskraft und Verbesserungswillen. Auch in Ihrem Unternehmen ist jede Menge davon vorhanden!
Viele haben bereits diese Erfahrung gemacht – vielleicht auch Sie: Das Aufschreiben von Ist-Prozessen mit den Mitarbeitern legt Probleme offen. Zahlreiche Verbesserungsideen sind schon da. Oft bleiben sie aber in alten, verkrusteten Abläufen stecken. Es werden nur Details optimiert, aber die grundlegenden Schwierigkeiten werden nicht angegangen.
Stellen Sie sich einfach folgende Frage: „Welches ERP-System würde unserem Unternehmen wirklich helfen?“
Diese Frage können Sie nur beantworten, wenn Sie sich über die zu digitalisierenden Prozesse im Klaren sind. Diese müssen Sie ohnehin aufschreiben – denn sie sind Bestandteil des ERP. Sie sind die Basis des Systems. Und ein seriöser Einführungspartner wird von Ihnen ein Lasten- oder Pflichtenheft mit genau dieser Dokumentation als Grundlage für die Einführung verlangen. Die Qualität dieser Dokumentation bestimmt die Qualität des ERPs und damit ihrer zukünftigen Unternehmensabläufe.
Ein neues ERP anpassen, konfigurieren und ausrollen – funktioniert das so einfach?
Die Implementierung einer neuen ERP-Software ist nur dann schmerzfrei möglich, wenn vorher für alle relevanten Anwendungsfälle die Dokumentation geschrieben ist.
Versetzen Sie sich dabei in die Sicht des Anwenders! Lassen Sie Ihre Rolle als Entscheider oder IT-Experte hinter sich und fragen Sie sich: wie erledigen meine Mitarbeiter ihre täglichen Aufgaben? Wie gehen Sie mit Problemen um? Wie reagieren sie, wenn Unerwartetes passiert? Und wie handeln sie eigentlich in seltenen, speziellen Situationen, die nur einmal in ein paar Monaten auftreten?
Oder noch besser: fragen Sie Ihre Mitarbeiter persönlich! Und schauen Sie ihnen gerne mal über die Schulter. Nicht, um zu kontrollieren – sondern, um zu lernen. Sie als Chef, Teamleiter oder zum Beispiel als IT-Administrator, der die Software hauptsächlich aus technischer, zu konfigurierender und zu verwaltender Sicht kennt.
Das kostet zwar Zeit. Aber wenn Sie diese Schritte nicht gleich zu Beginn gründlich durcharbeiten, kostet es Sie später noch mehr Zeit und jede Menge Ärger. Zum Beispiel, wenn Ihre Mitarbeiter mit dem neuen System nicht zurechtkommen, weil sie zu wenig darin geschult wurden oder weil es keine gute, verständliche Dokumentation dafür gibt. Dann wird allzu leicht die Software als solche abgelehnt und als die alleinige Ursache für Schwierigkeiten gesehen.
Dabei können Sie durch entsprechende Schulung viele Probleme im Vorfeld vermeiden. Das Aufschreiben der Abläufe und Prozessschritte hilft Ihnen dabei: Die vollständige Bedienungsanleitung für Ihr ERP.
Das beste Training im Vorfeld ist freilich eine gründliche Testphase. In ihr eignen sich die Nutzer die Software und die Abläufe an und testen sie gleichzeitig auf Herz und Nieren. Geben Sie Testnutzern und Key-Usern die Gelegenheit, in einem Testsystem möglichst viele Anwendungsfälle mit Hilfe der erstellten Anleitungen auszuprobieren! Die häufigsten natürlich zuerst und am intensivsten. Aber werfen Sie auch einen Blick auf die seltenen Fälle.
Bilden Sie ein Projektteam für die Implementierung und erstellen Sie gemeinsam eine Anleitung für das ERP-System, die ganz auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist. Manche Funktionen sind bei Ihnen vielleicht besonders wichtig – andere überhaupt nicht. Evaluieren Sie: Was brauchen wir für unsere Artikel und Anwendungsfälle?
Wir versprechen Ihnen: Wenn Sie die Anleitung schreiben, werden Ihnen 80 Prozent der möglichen Fehler auffallen. Sie werden über Ungereimtheiten nicht einfach hinweggehen, sondern können sie entweder sofort klären oder für später vormerken.
Aber, machen Sie sich die ERP-Einführung nicht zu schwer!
Erstellen Sie die Anleitung mit einem Hilfsmittel, das Ihnen das Dokumentieren einfach macht.
Das Denken nimmt Ihnen die Software nicht ab. Ein gutes Werkzeug hilft Ihnen vielmehr, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Ein gutes ERP-System kann die Wertschöpfung Ihres Unternehmens massiv voranbringen. Denn dafür ist es gemacht! Es kann Sie aber auch behindern. Entweder, wenn es nicht zu Ihrem Unternehmen passt. Oder, wenn es nicht sorgfältig genug eingeführt wurde.
Durch das gründliche Nachdenken und die Reflexion der bestehenden Prozesse vermeiden Sie es, ein teures System einzuführen, das am Ende zu Ihrem Unternehmen mit seinen spezifischen Anforderungen überhaupt nicht passt.
Oder um es klar zu sagen: Wenn Sie sich nicht von vornherein über ihre Prozesse klar werden und nicht bereits vor der ERP-Einführung die Dokumentation dafür schreiben, werden Sie scheitern. Ganz ähnlich wie beim Autofahren und dem Führerschein.
„Wer ernten will, muss vorher säen.“
Denn Dokumentation bringt Sie dazu, nachzudenken. Um im Bild zu bleiben: Harte Arbeit führt zu guter Ernte. Besprechen Sie sich mit Kollegen, immer wieder. Gehen Sie in einen iterativen Prozess und suchen Sie sich einen Coach, der Sie begleitet: mit eigener Erfahrung und kritischen Fragen. Der auch Ihre angedachten Lösungen, etwa im ERP-Bereich, hinterfragt.
Die Anfangshürde bei der Einführung neuer Systeme ist oft sehr hoch. Die persönliche Begleitung ist entscheidend für die Akzeptanz im Unternehmen und für die erhofften Gewinne.
Eine gut geplante und durchgeführte ERP-Einführung hinterfragt alles. Sie lässt in der Umsetzung keinen Stein auf dem anderen.
Im Kern geht es darum, dass Sie dokumentieren und Anleitungen schreiben, bevor Sie etwas verändern. Dann wird die Dokumentation zu einer Denkhilfe, die zum Erfolg führt.
Eine Dokumentation im nachhinein zu erstellen bringt dagegen gar nichts. Nicht zuletzt heißt es ja auch: „post mortem“ – nach dem Tod … . Ein solches Vorgehen macht keinen Spaß.
Welche Vorteile bringt eine sorgfältige Dokumentation?
Die Vorteile des Aufschreibens vor der Einführung eines neuen ERP-Systems lassen sich auf ein paar einfache Formeln bringen:
- Sie sind sich sicher, das Richtige zu tun.
- Sie sparen eine Menge Nacharbeit.
- Alle Nutzer im Unternehmen ersparen sich die Unwissenheit, wie etwas zu tun ist
- Sie alle ersparen sich den Ärger, die neue Software nicht zu verstehen.
Denn:
„Schriftlichkeit zwingt zu gedanklicher Klarheit“
Jörg Knoblauch
Manche sagen, Dokumentation sei wahnsinnig aufwändig.
Ja, Dokumentationen sorgfältig zu erstellen und zu pflegen bedeutet Aufwand. Darauf könnten Sie theoretisch verzichten, nach dem Motto: „Hauptsache, der Laden läuft, die Arbeit wird getan und die Kunden kaufen.“
Seien Sie sich aber gewiss: später bezahlen Sie diese anfängliche Ersparnis mit ungleich mehr Arbeit und Mühen. Etwa wegen Fehlern, die sich einschleichen, wegen Nachbesserungen, und im schlimmsten Fall wegen der Bearbeitung von Reklamationen und dem Besänftigen von vergrämten Kunden. Und zusätzlich mit unzählig vielen Suchaktionen nach der richtigen Information.
Wann ist also eine Dokumentation in der ERP-Einführung sinnvoll?
Es ist so einfach: Eine gute Dokumentation ist nie Selbstzweck.
Anders gesagt: Eine sinnvolle Dokumentation ist immer auch eine gute Anleitung – für alle, die es betrifft:
- Wie ist etwas zu bedienen?
- Wen kann ich fragen? Wer ist zuständig?
- Was hat schon einmal gut funktioniert?
Kurz: Schriftliche Anleitungen sind die Basis Ihres unternehmerischen Wissens. Diese können Sie stets hinterfragen, verbessern und miteinander teilen.
Aber meine Mitarbeiter fragen einfach gerne nach.
Ja – viele tun das gerne. Es erscheint auch zunächst als das einfachste. Der persönliche Kontakt ist nicht zu unterschätzen, denn die gegenseitige Unterstützung ist der Kitt im Unternehmen.
Nur: einmal nachzufragen ist für viele noch ok. Mehrmals zu fragen trauen sich Menschen jedoch oft nicht. Die Folge ist: Sie machen es irgendwie. Nur nicht nicht, wie es sein soll.
Wieviel einfacher – und verlässlicher – ist es mit einer guten Dokumentation. Man kann einfach nachschlagen, wenn man etwas vergessen hat. Sozusagen heimlich. Nur wenn die Theorie nicht zu Realität passt, muss man nachfragen. Das ist dann oft ein guter Grund, die Anleitungen zu verbessern und zu ergänzen.
Kommunikation ist wichtig. Aber das Sprechen über das immer gleiche ermüdet. Wiederholungen schaffen keinen Fortschritt. Sie treten auf der Stelle. Dokumentation dagegen verstärkt Kommunikation, fokussiert sie auf die wirklich wichtigen Themen.
Und, seien Sie ehrlich zu sich selbst: Auch Sie können sich nicht alles merken. In manchen Unternehmen gibt es tausende von Arbeitsplatzanweisungen. Wenn ein Mitarbeiter die Stelle wechselt oder aushilft, sollte er schnell nachschlagen können, wie etwas funktioniert.
So erstellen Sie eine gute Anleitung
Eine hilfreiche Anleitung
- Gibt an, wofür sie gilt
- Beispiel: Neuen Interessenten im System anlegen
- Geht Schritt-für-Schritt vor
- Mit Fotos, Zeichnungen, Bildschirmkopien oder kurze Videos, je nach Gegenstand
- Erklärt, wo man was einträgt
- Enthält korrekte Formulierungen
- Z.B. die Rechtsform des Kunden oder Branchenzuordnungen
- Enthält nur richtige, korrekte Daten
- Falls etwas unklar ist: lassen Sie das Feld frei, hinterlassen Sie einen Hinweis, und klären die Frage.
- Enthält auch Erklärungen für selten auftretende Situationen.
- Gerade hier ist es wichtig, dass Sie aufschreiben, was zu beachten ist.
Wenn Sie diese Punkte beachten, wird der Nutzen der Dokumentation für Ihre Mitarbeiter erkennbar.
Fallstudie: ERP-Einführung bei Kiefer Werkzeugbau
Das deutsche Werkzeugbau-Unternehmen Kiefer führte vor kurzem ein neues ERP-System ein. Beim 11. Process Gardening Community-Treffen gab Verwaltungsleiterin Jill Kiefer Ihr Wissen weiter.
Die Projektleiter bereiteten die Umstellung sehr sorgfältig vor.
In der ersten Phase verschafften sie sich einen Überblick über die bestehenden Prozesse in den Abteilungen. Im Zuge dessen überlegten sie auch, was sie beibehalten wollten und was sie verändern wollten und erstellten ein Lastenheft für die Umstellung.
Die Mitarbeiter hatten die Prozesse zwar bereits dokumentiert – aber sehr verstreut über einzelne Textdateien und Tabellen, ohne erkennbaren Zusammenhang. Sie suchten also nach einem System, das zusammenhängende Prozesse in einen Bezug zueinander setzte und über alles einen Überblick verschaffte.
Die Process Gardening-Software war für diesen Zweck hervorragend geeignet. Es ließen sich nicht nur die bestehenden Abläufe übersichtlich dokumentieren, sondern auch der Veränderungsbedarf kennzeichnen.
Als ein leitender Angestellter erkrankte, war es für Jill Kiefer ein leichtes, seine Aufgaben zu übernehmen oder zu delegieren. Sie konnte anhand der Zuordnungen unterschiedlichster Aufgaben zu seiner Rolle sofort erkennen, was der Angestellte regelmäßig zu erledigen hatte, und wie konkret es umzusetzen war.
In Process Garden werden zu allen Prozessen, Aufgaben und Rollen die erforderlichen Ressourcen angegeben und verknüpft. Indem die Mitarbeiter das zukünftige ERP-System als Ressource anlegten und mit allen relevanten Prozessen verknüpften, konnten sie auf einen Klick erkennen, welche Prozesse von der Umstellung betroffen waren.
Anhand dieses Überblicks konnten sie die ERP-Systeme, die in Frage kamen, gut untereinander vergleichen.
Zu Beginn der Umstellung waren vor allem To-Do-Listen und Arbeitsplatzanweisungen wichtig. Die Mitarbeiter dokumentierten jeden Umstellungs-Schritt in Process Garden und wiesen die Aufgaben einander zu. Anhand des Status konnten sie sich sehr schnell einen Überblick verschaffen, was bereits war und was zu einem bestimmten Datum noch zu tun war.
Detaillierte Anleitungen, wie das ERP-System im Unternehmen zu verwenden war, dokumentierten sie als Arbeitsplatzanweisungen. So konnten sie das Wissen aus den Schulungen an alle betroffenen Mitarbeiter transferieren und zum Nachschlagen bereithalten. Sie übten die Schulungsinhalte mit den Trainern, und gleichzeitig schrieb jemand mit und erstellte damit die Arbeitsplatzanweisung. Sehr hilfreich dabei waren auch bildliche Darstellungen, wie Screenshots. So stellten sie trotz der hohen Informationsdichte sicher, dass sie kein wichtiges Detail übersahen oder vergaßen.
Die perfekte Gelegenheit zur Grundreinigung
Die Umstellung auf das neue System nutzte Kiefer auch, um die Stammdaten von Lieferanten und Kunden von Grund auf zu bereinigen. Sie konnten z.B. Duplikate identifizieren und entfernen oder Abteilungsnamen oder Stellenbezeichnungen aktualisieren. Mittels starker Priorisierung konnten sie die wichtigsten Daten sofort korrigieren, weniger wichtige ließen sie zunächst im alten System und übernahmen sie ins neue System erst bei Bedarf, mit dann aktualisierten Daten.
Insgesamt war die Umstellung mit Hilfe von Process Gardening für Kiefer eine hervorragende Gelegenheit, sämtliche Abläufe und Informationen, die im alten System hinterlegt waren, zu prüfen, zu berichtigen, oder zu archivieren.
Klaus Dürr, Process Gardening – Berater: Wurden die Daten automatisch übernommen oder manuell?
Jill Kiefer: Die Aufträge und Kontakte wurden zwar über eine Schnittstelle automatisiert übernommen, jedoch einzeln manuell überprüft und entsprechend auf „aktiv“ oder „inaktiv“ gesetzt. Gerade bei Kunden im Ausland, zum Beispiel, sind präzise Angaben wichtig, damit etwa die Rechnungsstellung einwandfrei funktioniert. Damit all dies stets korrekt umgesetzt wird und sich nicht bald Fehler einschleichen, sind genaue Schritt für Schritt – Anweisungen, möglichst mit Bildern, sehr hilfreich.
„Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.“
Produktive Nacharbeit
Da die Abläufe bei Kiefer im Laufe der letzten Jahre immer stärker digitalisiert wurden, änderten sich auch viele einzelne Prozesse, Arbeitsplatzanweisungen und damit ganze Prozessketten.
Die Unternehmensleitung organisierte die Umstellung – die Mitarbeiter sollten aber die Anweisungen, die ihre Arbeit betreffen, nochmals überprüfen. Versteht man die Anleitungen? Lässt es sich noch etwas besser beschreiben?
In dieser Situation war es sehr hilfreich, in Process Garden ein „Freies Dokument“ für Fragen bezüglich der Software zu erstellen.
Die Fragen ließen sich grob kategorisieren: in Anwendungsfragen – wie funktioniert etwas? – und in Rückfragen an den Softwarehersteller: was lässt sich anders konfigurieren? Was sollte softwareseitig geändert werden, um sie an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen?
Nach solchen Fragen-Typen lässt sich in Process Garden einfach filtern.
Und noch ein entscheidender Schritt
Nachdem die Mitarbeiter Antworten erhalten haben, pflegten sie sie in das Frage-Antwort-Dokument ein.
Frage aus der Runde: Weshalb ist dieses Vorgehen so wichtig?
Dr. Mario Schubert: Das Aufschreiben von Fragen hilft bereits, Fragen zu klären. Es hilft beim Denken und Problemlösen.
Jill Kiefer: Am besten schreiben Sie die Fragen gleich auf – nicht erst nach dem nächsten Kaffee oder dem nächsten Telefonat.
Dadurch, dass die Mitarbeiter Fragen in einem Dokument formulierten, das jeder lesen kann, formulierten sie sie so, dass andere sie auch verstehen – etwa die Kollegen, die es betrifft. Man schreibt also immer mit den Adressaten, den Kollegen, im Blick.
Es gab zwar immer wieder die Tendenz, Fragen nur mündlich zu stellen, was menschlich sehr verständlich ist. Die Kollegen wurden jedoch gebeten, sie auch in das Dokument zu schreiben. Das stieß zwar teilweise auf Widerstand („das nervt“). Es war aber für alle sehr hilfreich, um längerfristig den Überblick über die zahlreichen Fragen zu behalten.
„Schreib’s in den Garten“ wurde zum geflügelten Wort. Gemeint ist damit der Prozess-Garten. Falls die Frage nochmals auftaucht, lässt sich freundlich und zeitsparend antworten: „Schau in den Garten“.
Projekterfolg nach kurzer Zeit – und Fazit
Das Gute an diesem Vorgehen zeigte sich bei einem externen Audit, das bald nach der Umstellung im Echtbetrieb durchgeführt wurde. Die Kiefer-Geschäftsführung konnte dafür direkt auf die in Process Garden erstellte Dokumentation zurückgreifen und war sich sicher, dass die Informationen aktuell sind. Der Vorbereitungs-Aufwand wurde dadurch stark reduziert. Und Empfehlungen, die sich aus dem Audit ergaben, konnte sie gleich in die Dokumentation einarbeiten und über die Benachrichtigungs-Funktion direkt an die Mitarbeiter kommunizieren. So entwickelte sich wie von selbst ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
Fazit: Bei Kiefer hat es sich sehr bewährt, zunächst ein Dokumentations-Werkzeug wie Process Garden einzuführen und dieses für die ERP-Umstellung zu nutzen.
