Systeme sind eingespielte Abläufe, die auch bei Wiederholungen reibungslos ablaufen. Es schadet Ihnen, jedesmal alles neu zu erfinden, anstatt das Wissen vom letzten Mal zu nutzen. Gerade wenn Fehler immer wieder passieren, weil es ja wieder zum ersten Mal war. Das geht nicht nur Ihren Mitarbeitern auf den Geist. Auch Ihre Kunden ärgern sich über wiederholte Fehler und Verzögerungen.
Dabei sind klar definierte Prozesse leicht zu erreichen. Der entscheidende Punkt dabei ist, dass Sie die Abläufe gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern aufschreiben und weiterentwickeln.
Was garantiert schief geht: Der Chef oder ein QM-Mitarbeiter schreibt auf und alle Mitarbeiter tanzen das dann nach.
Sie und Ihre Mitarbeiter bilden ein System
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter wie Schafe behandeln, werden Sie nicht enttäuscht werden. Sie werden sich so verhalten. Das schadet aber Ihrem Geschäft. Wollen Sie das?
Ich will Ihnen ein Beispiel geben: Wenn Ihre Werkzeugmacher zum Kunden fahren, um vor Ort das Werkzeug zu untersuchen und zu reparieren, brauchen die Kollegen das richtige Werkzeug. Also prüfen sie vor der Abfahrt mit Hilfe einer Packliste, ob alle wichtigen Werkzeuge mit dabei sind. Das klingt jetzt sehr einfach. Und das ist es auch. Um so ärgerlicher, wenn man wieder vor der Abfahrt nicht nachgeschaut hat. Dann steht man beim Kunden doof da. Alle sind grantig und keinem ist geholfen.
Also daraus lernen und gleich nachschauen, ob das Fehlende auf der Packliste bereits drauf steht und gegebenenfalls sofort ergänzen.
Diese Pflege der Checklisten ist ein wichtiges Element, damit es auf Dauer funktioniert. Gleich anpassen, wenn man etwas gelernt hat. Kontinuierlich, nicht erst, wenn man den Fehler zum dritten Mal gemacht hat.
Wenn Sie jetzt glauben, dass Systeme keine Flexibilität bieten, die Sie unbedingt in Ihrem Geschäft brauchen, dann haben Sie kein System, sondern nur eine Ausrede für Ihr Chaos.
Systeme bieten den sicheren Rahmen für Flexibilität
Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Abläufe in Teile gliedern können. Dann suchen Sie die Teile heraus, die sich oft wiederholen. Und schon haben Sie die Teile, die Sie wiederverwenden können: Reproduzierbare Teilabläufe.
Sie kaufen doch auch Normteile und erfinden die nicht jedes Mal neu. Das wäre doch Verschwendung. Für Prozesse gilt das gleiche.
Prozess-Dokumentation ist wie ein Teilekatalog
Sie setzen die Normteile bei jedem Projekt neu, dem Ziel angepasst, zusammen. Die Teile bleiben die Gleichen, aber die Anordnung unterscheidet sich, teilweise sogar erheblich.
Diese schreiben Sie auf und pflegen diese kontinuierlich. Ihr unternehmenseigener Normteilekatalog für Prozesse. In den konkreten Projekten nutzen Sie diese Teile in der Zusammenstellung und Reihenfolge, die für das Projekt optimal sind.
Wichtig ist dabei: Die konkrete Zusammenstellung und Reihenfolge muss aufgeschrieben und den Kollegen bekannt sein. Mündlich ist das nur Chaos. Idealerweise wird dies durch Ihr ERP-System unterstützt und zum Teil automatisiert. Aber erst nachdem Sie das System geschaffen und in der Praxis erprobt und verfeinert haben.
Die Produktion ist nur ein Bereich, der ein System braucht. Alle Bereiche brauchen ein
System. Marketing, Vertrieb, Konstruktion, Personal, Buchhaltung …, wirklich alle.
Und das ganze System will gepflegt werden.
Das ist mit folgendem Leitsatz für Unternehmer gemeint: „Du sollst nicht im Unternehmen
arbeiten, sondern am Unternehmen.“
Mitarbeiter einbinden ist wie Schätze heben
Das Schöne dabei ist: Sie müssen nicht alles selber machen. Nutzen Sie Ihre Mitarbeiter, denn die haben einen enormen Erfahrungsschatz: Wenn die Firma wüsste, was die Firma weiß. Heben Sie diesen Schatz. Nutzen Sie Formate wie „Spinnen mit dem Chef“. Ja, nicht jede Idee wird die Welt aus den Angeln heben, aber die Summe der vielen kleinen Ideen schafft auf Dauer eine neue, bessere Firma.
In der Summe ist das Ihr System, das Sie erfolgreich macht. Flexibel und zuverlässig. So entsteht Begeisterung. Wenn die Arbeit wie geschmiert läuft, weil allen klar ist, wie die Zusammenarbeit funktioniert. Sowohl im Team selbst, als auch bei Ihren Kunden.
Ihr Mario Schubert
Process Gardening
P.S.: Sie wollen mehr lernen. Wir unterstützen Sie gerne. Sprechen Sie uns an, oder abonnieren Sie unseren kostenlosen E-Mail-Kurs zu gelebten Prozessen.
